Office 365 se ha convertido, en apenas unos años, en la plataforma de productividad inteligente más atractiva para las empresas por sus numerosas funcionalidades: trabajo en la nube, explotación del dato, ciberseguridad, trabajo colaborativo… Pero también existen claros problemas en su implantación derivados del desconocimiento (existen más de 40 aplicaciones profesionales y se percibe cierta sensación de “herramienta infrautilizada”) o de la falta de roles digitales que asuman las partes más estratégicas del proceso.
Por otro lado, la necesidad de digitalizarse llama a la puerta de las compañías y estas deben responder con celeridad para no quedarse atrás y comprobar como sus indicadores de productividad caen en picado. Ante este contexto, la Mesa de TIC´s ha centrado su sesión del mes de marzo en obtener claves y buenas prácticas en la implantación de Microsoft Office 365 de la mano de Tigloo. La empresa tecnológica ha presentado un itinerario que comprende pasos e hitos clave: estrategia, diseño del workplace, gobierno de la plataforma, formación de usuarios, seguridad, gobierno del dato, soporte de gestión o evaluación.
Una sesión que ha arrojado claves interesantes en el diálogo que han mantenido las empresas asistentes:
- La implantación de estas herramientas debe hacerse con “perspectiva global”. La dirección debe encargarse de marcar las líneas de trabajo e implantación. Un flujo que va de “arriba-abajo”.
- Office 365 exige un cambio cultural en la organización. Enfocar la división de los perfiles por su grado de interacción y las aplicaciones utilizadas y no tanto por su cargo o función dentro de la organización.
- La necesidad de establecer líneas de trabajo claras que deriven en una implantación progresiva y realista. Primeramente, estas deben estar aceptadas por la dirección para, posteriormente, derivar en los responsables de departamento.
- Este proceso de implantación debe ser flexible. Deberemos ajustarlo con el paso de las semanas para que responda de manera acorde a las necesidades concretas de cada compañía.
- La creación de pequeñas píldoras formativas ayuda a que los empleados asuman este cambio cultural y aprendan las nuevas funcionalidades de las herramientas planteadas.
- No podemos hablar de un mismo enfoque para todas las organizaciones. Por un lado, las PYMEs tras el uso de la plataforma ven una clara mejoría en la gestión documental, principalmente, mientras que las empresas más grandes demandan una mayor eficiencia en los flujos de trabajo.
La Mesa de TIC´s inicia así su actividad en 2023 y establece un próximo objetivo: #OTDChallenge2023 el 26 y 27 de abril.
