Xavier Jaso, responsable de Transporte de AECOC, abordó junto a las empresas del Club las implicaciones prácticas del nuevo Documento Electrónico de Control Administrativo, que será obligatorio a partir del 5 de octubre.
“Si aplicamos tecnología al caos, generaremos más caos”. Esta fue una de las reflexiones que dejó Xavier Jaso durante la sesión celebrada en el Club de Compradores de Fundación Industrial Navarra para analizar la próxima obligatoriedad del Documento Electrónico de Control Administrativo (DeCA).
Una frase que resume buena parte de lo trabajado durante la jornada: la adaptación al DeCA no consiste únicamente en sustituir un documento en papel por un PDF con un código QR. Obliga a revisar procesos, datos, responsabilidades y la coordinación entre los diferentes actores que intervienen en cada operación de transporte.
La sesión permitió trasladar la normativa a situaciones concretas de las empresas y resolver dudas sobre qué transportes están afectados, quién debe asumir cada responsabilidad, cómo debe generarse y conservarse el documento y cómo actuar ante las diferentes casuísticas que se producen en la operativa diaria. Estos fueron precisamente los principales ámbitos abordados en la presentación de AECOC.
SABER QUIÉN ES QUIÉN EN CADA TRANSPORTE
Uno de los aspectos que generó mayor debate fue la identificación de los distintos actores: cargador contractual, transportista efectivo, operador logístico o punto de carga.
Determinar correctamente el papel de cada uno es especialmente relevante porque de ello se derivan las responsabilidades sobre los datos incluidos en el DeCA. La normativa distribuye esas responsabilidades entre cargador contractual y transportista efectivo y obliga a ambos a disponer y conservar la documentación correspondiente.
Los casos planteados por las propias empresas permitieron comprobar que esta identificación no siempre resulta evidente. Por ejemplo, cuando interviene un operador logístico, la condición de cargador contractual corresponde a quien contrata directamente al transportista efectivo, por lo que no tiene por qué coincidir con la empresa desde cuyas instalaciones sale físicamente la mercancía.
Durante la sesión se analizaron también situaciones habituales como multientregas, transporte intermodal, operaciones a través de operadores logísticos, recogidas en origen o transportes privados, entre otras. En una multientrega directa, por ejemplo, la normativa permite agrupar las diferentes entregas en un único DeCA, siempre que no cambien el cargador contractual ni el transportista efectivo.
El conductor, uno de los principales retos de la implantación
Más allá de la generación del documento o del propio código QR, la sesión puso de manifiesto que buena parte de la complejidad estará en integrar el DeCA en la operativa real del transporte.
El documento debe estar disponible para el conductor antes del inicio del servicio y podrá llevarse en formato electrónico o incluso impreso, pero siempre incorporando el código QR correspondiente. Además, cualquier modificación de los datos durante el transporte debe quedar actualizada y llegar nuevamente al conductor.
Esta realidad coincide con la percepción de las empresas. En una encuesta realizada por AECOC, el 68% señaló el envío y la gestión del documento con el conductor como su principal preocupación operativa, frente a cuestiones como la generación del QR, que concentró únicamente el 6%.
Colaboración entre cargador y transportista
Otra de las principales conclusiones fue que la implantación del DeCA no puede abordarse de manera aislada por cada empresa.
Cargadores y transportistas deberán coordinarse para generar, completar y actualizar la información. La propia solución tecnológica puede permitir que cualquiera de las dos partes inicie el documento y que la otra incorpore posteriormente los datos que le corresponden. AECOC resume esta necesidad como un verdadero “trabajo en equipo entre cargador y transportista”.
La tecnología, por tanto, debe facilitar la operativa y no añadir complejidad. De ahí otra de las recomendaciones trasladadas durante la jornada: ordenar primero los procesos y comenzar con soluciones prácticas que puedan evolucionar conforme avance la digitalización del transporte.
Una transformación que va más allá del DeCA
La fotografía realizada entre las propias empresas participantes muestra que todavía existe recorrido por delante: el 60% manifestó estar analizando cómo le afecta el cambio, el 20% se encuentra implantando una solución, el 10% realizando pilotos y otro 10% todavía no ha elegido solución.
Pero el horizonte no termina el 5 de octubre. AECOC señaló que el sector avanza hacia una mayor digitalización, trazabilidad e interoperabilidad entre sistemas, en un proceso que requerirá no solo tecnología, sino también una transformación cultural y de las formas de trabajar.
La sesión permitió así pasar de la norma a la operativa, contrastando la regulación con situaciones reales y poniendo en común dudas, dificultades y experiencias de las empresas.
Desde el Club de Compradores de Fundación Industrial Navarra seguiremos facilitando este intercambio entre empresas para acompañarlas en la implantación y compartir soluciones y aprendizajes ante los nuevos retos de la función de Compras y de la cadena de suministro.